タイムマネジメント

事務の仕事をしている時、仕事が集中するのが不思議だった。
昨日までなにもすることがなく、なにかやることがないか探すくらい暇だったのに、今日は仕事がまとまってやってきてパニックになるということがよくあった。

そんな時いつも、仕事がうまく分散してくれれば良いのにと思っていた。
数年前から、タイムマネジメントという言葉をよく耳にする。
タイムマネジメントとは、直訳すれば「時間管理」。
つまり時間を効率的に使うということだ。
時間を効率的に使えれば、やるべきことが早く終わって、他のことにも時間を使える。
わたしがまず取り組んだことは、パソコンの勉強だった。
暇な時間を利用して、エクセルとVBAの勉強をした。
結果、それまで何度も同じ内容を入力していたものが、一度で済むようになった。
しかも一度しか打たなくて良いので、間違いが激減したのだ。
そうして時間ができると、また次の勉強をするといった具合に、どんどん仕事がはかどるようになった。
事務仕事におけるパソコンの有効性を実感した出来事だった。
家庭でも、タイムマネジメントに取り組んだ。
暇なときにまとめて野菜を切っておくのだ。
そうすると、仕事から帰ってすぐに調理できるので、晩御飯の支度が早く済んだ。
そうして、空いた時間でジムに行ったり、英語の勉強をしたりしたものだった。
今、子育て真っ最中だが、どういうふうにタイムマネジメントできるか考えている。
赤ちゃんとの生活は、自分の思い通りにはいかない。
１００パーセント相手の都合に合わせながら、どういうふうにタイムマネジメントしていくのか。
これからが楽しみだ。

予定と備忘録

手帳を使ったり、パソコンを使ったり、スマートフォンのアプリで…
スケジュールと備忘録の管理は人それぞれやり方やスールが変わって来ている。
手書きの手帳にこだわる人もいれば、パソコンと携帯で情報の共有が簡単という事でアプリをを使う人もいる。

スケジュールと備忘録を別々に管理している人もいるが、ビジネスマンにとってはこの２つは一緒に管理していく必要があるある。
「スケジュール」とい言う大枠の中に「備忘録」を入れ込む事で、仕事のミスは格段に減らす事ができる。
例えば、「○月○日提出締切」とスケジュール表に書いたとしても、締切に間に合わせる為の資料集め、データ確認などの組み立てが行われていない。
締切までに提出を行う為に、いつまでに資料を集め、いつデータの確認をすると言う備忘録を書き添える事で、実際に提出までにかかる時間の予想がつけられる。
提出期限など他者に決められた動かせないスケジュールの場合は「スケジュールに合わせた備忘録」を作成になるが、ある程度動かすことができるスケジュールの場合は「備忘録に合わせたスケジュール」を作成する事でスケジュールに振り回されず、余裕を持った仕事の進め方ができるようになる。
備忘録の管理が出来ていないと、必要な書類や連絡を失念してしまう事が増える。
そのフォローに時間を取られる事で、本来立ていたスケジュールが狂ってしまう。
こうなると全てが後手後手になり、予定に振り回されて余裕のある仕事の進め方が出来なくなってしまうので、備忘録の管理は重要だ。